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進(jìn)行好會議活動策劃對一個(gè)公司來說有著重要的意義??傮w來說,會議活動策劃是一種資源的整合與調(diào)配的過程,要想會議的效果越好,會議活動策劃的風(fēng)險(xiǎn)也就相應(yīng)增加。進(jìn)行好會議活動策劃可以為公司的建設(shè)添磚加瓦,使上級領(lǐng)導(dǎo)對員工及公司業(yè)績有著充分的了解,從而為公司制定更好的長期發(fā)展方案,為公司的下一階段發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。那么我們應(yīng)該如何做好會議活動策劃呢?
1、會議活動策劃難免會出現(xiàn)許多失誤,如會前準(zhǔn)備時(shí)參會人員名單制定不到位,議題和日程安排不明確、不合理,沒有通知到相關(guān)工作人員做好充足的準(zhǔn)備;會議的安排太過冗雜繁復(fù),主持人的選派不合理導(dǎo)致會議的主題變動隨意,以至于參與人員因?qū)哟蔚膮⒉畈积R導(dǎo)致會議的效果大幅度下降;會議安排的時(shí)間過長,與會者的情緒消極沉悶,甚至長時(shí)間因?yàn)闀h的主題不明確而造成議題范圍的超出導(dǎo)致議而不決的尷尬場面;會議總結(jié)時(shí)不能刺中要點(diǎn),工作安排沒有針對性。如果一次會議活動策劃不能解決好上述存在的問題,那么此次會議即是失敗的。
2、會議活動策劃中一定要考慮好會議的舉辦地點(diǎn)、時(shí)間和人員的確定。就如前文所談?wù)摰降模绻麜h邀請的人員差距太大,層次不齊,那么會議進(jìn)行中很有可能就成了“少數(shù)人的游戲”,大多數(shù)與會者都成了“啞巴”。只靠少數(shù)人發(fā)揮作用的會議是不能體現(xiàn)其真正的效果的。會議要求的就是“說”,邀請人員時(shí)應(yīng)注意對小領(lǐng)導(dǎo),積極分子,公司經(jīng)營骨干的邀請,也應(yīng)該適當(dāng)邀請一些在基層工作的有話要說的員工,這樣才能活躍會議的整體氣氛,使會議活動策劃收到其應(yīng)有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領(lǐng)導(dǎo)的出席,會議的地點(diǎn)可以設(shè)在大酒店,機(jī)場等交通便捷的場所,這也是會議活動策劃能否進(jìn)行好的關(guān)鍵。
3、會議活動策劃一定要保證會議發(fā)出真正的效果,那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會議活動策劃的本身其實(shí)只是公司對員工進(jìn)行管理的一個(gè)重要途徑和手段而已,真正的“做”,還是要看后期員工在會后的表現(xiàn)與落實(shí)。通過會議,可以將任務(wù)準(zhǔn)確的交給員工,并對員工的工作進(jìn)行審核,但是長久來看,會議效果的反饋還需要后期的不斷監(jiān)管與反饋,調(diào)整上次會議制定的方案中存在的不足,通過不斷的跟進(jìn)來保證會議活動策劃的成功。
4、會議活動策劃中必不可少的就是會議中的相關(guān)工作與具體事務(wù)的準(zhǔn)備。紀(jì)念品,證件制作等工作需要至少提前一個(gè)星期完成來保證會議的正常進(jìn)行。為了保證相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排,電話通知也需提前完成。
如何做好會議恩平活動策劃?
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