年會(huì)的開展酒店和節(jié)目內(nèi)容的選擇都是需要大家精心策劃的，但其中面臨的一個(gè)大問題就是年會(huì)的費(fèi)用成本如何安排控制。雖然也比較注重大家的情感體驗(yàn)，但是不管如何一場活動(dòng)下來的費(fèi)用成本仍需要精心規(guī)劃，要讓年會(huì)策劃活動(dòng)豐富多彩的同時(shí)還應(yīng)該節(jié)約成本。下面東莞市樂芙文化傳媒有限公司就教小伙伴們?nèi)绾尾拍芎芎玫目刂瞥杀尽?

1、年會(huì)活動(dòng)策劃的開始時(shí)間

作為一名專業(yè)的年會(huì)活動(dòng)策劃人，活動(dòng)前一定要提前與演員進(jìn)行清晰溝通。一般音樂表演和娛樂活動(dòng)應(yīng)至少提前15分鐘安排在到達(dá)正式活動(dòng)開始時(shí)間之前，確保年會(huì)不會(huì)有冷點(diǎn)。要向演員強(qiáng)調(diào)必須在客人到達(dá)之前做好準(zhǔn)備。如果說演員在演出開始前檔期滿了必須提前做好安排。

2、若是年會(huì)活動(dòng)策劃現(xiàn)場很嗨，藝人是否要延長演出時(shí)間?

如果要延長時(shí)間，年會(huì)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人員應(yīng)向演員說明。因?yàn)橛械臅r(shí)候會(huì)進(jìn)行到很晚，所以有必要讓相關(guān)部門找到合適的時(shí)間。同時(shí)上海年會(huì)活動(dòng)策劃公司為了明確延長演出時(shí)間的成本，大家必須在接到通知前告知演奏樂隊(duì)成員不能帶走任何音響設(shè)備。

3、年會(huì)活動(dòng)設(shè)備的使用情況

設(shè)備是精致的、粗糙的還是直接就是壞的？這符合公司的形象嗎？這個(gè)或那個(gè)有問題嗎？活動(dòng)圖片或文字是否使用得合適？等等一系列問題按大家都需要提前檢查好，不要在活動(dòng)當(dāng)天突然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量有問題從而影響活動(dòng)。

4、年會(huì)活動(dòng)中是否具備帶有公司logo的代表物

活動(dòng)策劃者應(yīng)與經(jīng)紀(jì)人先提前進(jìn)行協(xié)商，如果有公司的產(chǎn)品在舞臺(tái)上，一些明星可能就會(huì)拒絕登臺(tái)，因?yàn)檫@看起來似乎就是在為產(chǎn)品代言。因此必須要得到對方的書面同意，否則產(chǎn)品展示位必須要與演出舞臺(tái)分開。

5、大家是否需要化妝室

試衣間的數(shù)目和面積是多少?大家是否有特別要求，如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲(chǔ)藏室或茶點(diǎn)?如果娛樂節(jié)目中有動(dòng)物表演，年度活動(dòng)策劃者必須保證活動(dòng)的進(jìn)行。為了客人安全著想，我們還必須要加強(qiáng)活動(dòng)的安全性。

6、對服裝有什么要求?

演員們應(yīng)該怎樣著裝，是直接盛裝打扮出場還是到了現(xiàn)場才換衣服，如果他們需要一些繁多的身體彩繪或大的化妝區(qū)，是否要有一個(gè)單獨(dú)的洗手間，更衣室是否需要采取安全措施等，簡而言之演員的著裝和舉止要求必須清楚地告知簽約演員。

7、如果出現(xiàn)緊急情況是否有對應(yīng)的固定電話和手機(jī)號碼聯(lián)系

大家必須知道活動(dòng)現(xiàn)場上每個(gè)人的電話號碼。如果在年會(huì)當(dāng)天發(fā)生一些意外情況，必須應(yīng)該知道要去找誰，去哪里以及如何盡快找到它。

8、年會(huì)現(xiàn)場的活動(dòng)設(shè)備什么時(shí)候到

要了解活動(dòng)現(xiàn)場的安裝需要多長時(shí)間，在年會(huì)策劃過程中，大家要了解設(shè)備的使用方式，確定是否需要對停車場的卸貨進(jìn)行特殊安排。要知道是誰來負(fù)責(zé)安裝工作。

9、如何解決客人的要求

在處理解決客人的要求時(shí)，大家必須要學(xué)會(huì)全面考慮。例如為了方便客人在招待會(huì)上認(rèn)識和交朋友，年會(huì)活動(dòng)策劃者可以安排低檔的爵士音樂，來舒緩現(xiàn)場的活動(dòng)氣氛。